浅析企业办公自动化中的计算机技术应用

论文作者: 发布时间:2020-10-06
 

  随着我国社会信息化进程加快,越来越多的企业将日常办公搬到计算机平台,并借助其技术的便捷,大大提高了应用效率和质量,同时解决工作上遇到的业务问题。
  一、办公自动化应用计算机技术的优势
  相比起企业传统的办公模式,应用计算机技术能够让各工作人员进行及时沟通,根据企业需要专门打造的办公平台,能够有效优化整体办公环境。计算机技术在信息传递方面的优势,能够让企业员工进行跨部门、跨领域的合作、交流,拓展了办公范围。
  此外,由于计算机技术目前来看算是新兴技术,它在具体办公操作上与常规方法又有所不同,在此环节会不断刺激员工的思维,提升其创造力,并由此成为企业改革动力。
  计算机办公的特征是无纸化,以财务部门的办公为例,若是按照传统方法,那么需要耗费大量的纸张来打印财务报表,若是发现印好的资料需要修改,那么还需要重印。而对于计算机办公环境下的企业来说,不太重要的财务资料不需要打印,只需要呈交给上级领导电子报表即可,若是发现错误则只需在电脑上简单敲击键盘,就完成修改操作,相当便捷。在这过程中,省去了大量纸张的使用量。基于這个观点,还可在网络上进行文件审批、信息交互等操作,如此也能大幅度减少纸张的使用量,降低办公成本[1]。
  二、计算机技术在办公自动化的具体应用
  (一)电子化文档管理
  对于一个企业来说,会在运营过程产生大量的文件,这些资料由于收集的工作人员和时间不同,因此在整理上具有一定的困难,因此部分企业尝试在这方面借助计算机技术开发文档自动化管理的应用。通过计算机技术在某些环节的优化效果,首先利用编程技术开发相应工具,如此工作人员能够快速、有效地完成文档管理,同时这一应用还可在文档传阅、文件批复、归类等方面进行自动化操作。
  例如,企业员工在接到工作文件后,首先在企业内部的办公系统中进行记录,并将文件中所需填写的资料和数据补充后,再上传给公文拟办人,从而进行文件批复和审阅,然后将文件进行电子化转换,完成归档工作。然后将电子文件进行妥善保存,为了提升其安全性还可按照录入人员的操作,为其设置相应的权限和密码,以此提高资料的安全性。企业人员可以根据办公系统自行查阅和使用,已归档的电子文件。
  (二)构建企业自有信息平台
  对于大型企业来说,特别是跨国企业,其子公司分布全国、全球各地区,出于经营和管理需要,有发布通知和信息的需求。如果依靠常规的通知手段(打电话、发传真等),很难让每一位员工都及时了解总部或通知方所发布信息,但是利用计算机技术则最大程度保证信息通知效果。
  通过在企业内部建立自有信息平台,能够将各种类型的信息,发送至每位员工的办公电脑。并且这一平台还具有分权限、分对象发送的功能,例如对于某信息内容只向中层领导公开,或只对某部门公开等。此外,这一平台还允许员工进行工作、业务上的交流,平台采取实名制,对于有办公需要的员工来说,只需要在此平台上找到该部门的某位人员,进行工作交流即可完成。同时,还可借助这一平台,采取匿名举报或企业发展意见表达,利用内部设置的电子邮件,从而让每位员工都可以充分地就某一企业问题发表看法[2]。
  以企业各部门为单位进行划分,让企业某一部门内的员工也能够使用某些功能,例如文件共享、信息传输、视频会议等。充分利用平台的信息传输便利,减少在这些方面的办公时间,由此提升工作效率和质量。
  (三)企业综合管理
  利用数据库、DIV标签+CSS扩展等技术,打造企业的综合管理系统,实现以下几个功能:第一、利用此办公系统优化认识管理工作,从常规的人事资料保存和利用,并在一定周期内实时更新该员工的资料,以此充分挖掘企业的人力资源。对员工考勤情况进行记录,然后根据工作表现等各方面,利用计算机技术进行分析、评估,得出较为准确的绩效考核结果。第二,利用信息技术进行财务管理,根据财务人员的层级设置财务操作的权限,能够更快地调取各种资料,并处理财务报表。第三,物品申领、手续报批等,企业有一些用品员工需要申请使用,这一过程需要经历一定手续。应用计算机技术后这一环节的操作只需要在综合管理系统完成即可,各审批人员只需要在此系统上点击审批同意即可,省去了申请人跑上跑下花费的时间。同样手续报批也可照此操作,如请假、离职等。
  (四)文字处理
  对于企业文秘部门来说,日常办公涉及大量的文字处理工作。例如,对某文件进行排版、编辑,常用的软件有WPS、Notepad等。随着技术的成熟,在线网页处理文本也成为一种新的办公潮流,更加方便员工进行文字编辑和处理。对于有格式要求的公文来说,就需要利用计算机文字处理技术,对原始文字进行修改和处理。
  结论:
  综合上述,办公自动化应用计算机技术,极大程度降低办公成本,刺激员工的创造力,创造有利办公环境。本文介绍了电子化文档管理、构建企业自有信息平台、企业综合管理、文字处理四个方面的应用探索,以此提高企业办公自动化的质量。
  参考文献
  [1]高爱辉.计算机信息数据传输技术在通信工程和办公自动化中的应用解析[J].电子测试,2016(13):93+86.
  [2]马枞.浅析计算机信息技术在现代办公自动化中的应用[J].河北企业,2016(09):184-185.

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