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对高校图书馆精细管理的探讨

时间:2014-04-10 17:24来源:未知 作者:未知请联系更改 点击:
高校图书馆精细化管理的探讨,建立制度化、规范化的管理体系,树立执行有力的工作作风。同时要避免走入过于强调量化,过于纠缠细节,过于拘泥于制度的误区。 精细化管理,又称精细管理、精益管理、零缺陷管理,是源于20世纪50年代日本的一种企业管理理念。认

  高校图书馆精细化管理的探讨,建立制度化、规范化的管理体系,树立执行有力的工作作风。同时要避免走入过于强调“量化”,过于纠缠“细节”,过于拘泥于“制度”的误区。

  精细化管理,又称精细管理、精益管理、零缺陷管理,是源于20世纪50年代日本的一种企业管理理念。认为管理是由细节构成的,讲究在每一个细节上精益求精、力求最优,强调一个持续改进、不断完善的过程。精细化管理的前提是基础管理,它的实质是通过细化工作目标、工作标准、工作任务、工作流程,使每一项工作内容都转化成看得见、摸得着、说得准的具体任务,以实现任务到人,责任到位,严格考核,按绩效取酬。在高校图书馆工作和服务中实施精细化管理,有利于提高管理效率、管理质量和服务水平,更好地为教学和科研服务,为广大师生服务。

  一、高校图书馆开展精细化管理的必要性

  1.精细化管理是实现图书馆科学管理的必由之路

  随着社会经济的发展,富有创造能力的劳动者和高素质的复合型人才已成为高校人才培养的目标。为顺应社会对人才培养的要求,高校不仅在教学层面上深入改革,同时不断探索科学的管理方法,提高管理效益,促进人才培养目标更好的实现。实施精细化管理,最大限度地发挥和强化图书馆的职能作用,满足广大用户、读者日益增长的文献信息需求,是实现图书馆科学管理的必由之路,是图书馆适应高校改革发展的选择和要求。

  2.精细化管理是提高服务质量,提高读者满意度的关键

  读者服务工作是图书馆一切工作的出发点和归宿。随着图书馆服务设施的现代化、服务资源的多元化,图书馆服务能力发生了质的飞跃。但是,与此同时,随着通讯、网络技术的飞速发展,人们获取信息的方式日趋多元化,读者对图书馆服务的要求也越来越高,其关注的焦点越来越集中在图书馆服务过程的细节。实行精细化管理,使图书馆工作人员的管理责任具体化、明确化,工作服务过程精确、量化和规范化,能够从根本上解决图书馆读者服务工作的质量问题,提高读者对图书馆的满意度。

  3.精细化管理是提高图书馆人力资源效益的需要

  加强图书馆精细化管理,就是要使人的作用得到充分发挥,服务质量、管理水平不断改进。在高校图书馆管理中引入精细化管理理念,就是要在制度化、规范化的基础上更加重视常规管理,力求投入最少的人力、物力和财力以获取最大的绩效。实行精细化管理后,每位员工都清楚自己的职责、权限,知晓工作的内容、要求、程序,能最大限度地减少内耗损失,降低人力资源成本。通过推行精细化管理,能提升员工工作的积极性、主动性,进而提高他们的执行力和工作效率,增强图书馆的核心竞争力,全面提升图书馆服务至上、服务育人的良好形象。

  二、高校图书馆精细化管理的实现途径

  1.确定“精、准、细、严”的工作思路

  图书馆精细化管理的本质就是对图书馆战略目标分解细化和落实,使战略规划能够贯彻到每个环节并发挥作用。其核心思想用四个字可以概括:精、准、细、严。“精”,即精益求精,是要求图书馆员工对待工作高标准、严要求,不断探索,不断改进,不断完善,使工作达到“更好”。“准”即准确定位,是指对图书馆的每个部门、每个岗位的职能与职责都要做出具体、清晰、明确的规定,每一道工序都要规范清晰,每一个环节都要有机衔接。“细”指细化目标,是指把每一项工作一层一层地分解细化,明确各个环节和关键控制点,最终使责任指标落实到具体的执行者。“严”指严格考核,是指对照精细化管理的具体、量化的标准,对图书馆员工进行考核,并依照考核结果进行奖罚。

  2.建立制度化、规范化的管理体系

  制度化、规范化是精细化管理的基本要求和必要前提。高校图书馆实施精细化管理,必须拥有规范的管理制度,形成一定的管理体系。高校图书馆管理体系的制度化、规范化体现在两个方面:一是建立完善的规范图书馆内部管理的制度体系,也就是图书馆员工必须遵守的各项工作规程、规章制度,以此来制约和规范员工的日常服务工作和言语行为,培养员工遵守制度规则的自律意识和文明服务行为,并在其违反时进行处罚。二是建立完善的规范图书馆工作服务对象的行为制度体系,也就是读者必须遵守的基本要求和管理规定,以此来制约和规范读者的行为。

  3.树立执行有力的工作作风

  建立制度化、规范化的制度体系,员工行为就有了标准,考核时就有了考量的依据。但要真正做到精细化管理,仅有制度远远不够,更重要的是使制度落实到位。要做到这一点,一是要抓好基础管理,不断规范和加强基础管理工作,系统梳理管理流程,弥补管理上的漏洞和缺陷,使各项管理活动按照制度、流程、标准执行,同时整个工作过程要有记录、有监督、有控制;二是要按照管理规定进行考核,考核必须定量准确,实施及时,同时还要按照有关规定兑现奖惩,以强化责任的落实,调动员工的工作积极性,促使管理工作走向规范化和系统化。

  三、高校图书馆精细化管理应避免走入误区

  1.要避免过分注重“指标”,过于强调“量化”

  精细化管理要求将任务分解,责任到人。但“精细化”不等同于“量化”,“精细化”不仅求“细”,更求“精”,因而应激励员工发挥自己的主观能动性和创造性,把工作做到精益求精,尽善尽美。如果只注重指标分解,定量考核,那么员工可能会只注重完成量的指标,一味按部就班,墨守成规,而缺少创造的激情,这样就很难将事情做到极致,创造最大效益。

  因此,在图书管理工作中,不仅要将任务分解,还要使工作分解得合情合理,与各岗位的要求和员工的个性特点相匹配;不仅要明晰各岗位的职责,还要注重协调各岗位的关系,使各岗位有机衔接,协调运转;不仅要注重工作的规范,还要营造平等、宽松、和谐的氛围,使员工能精神振作,心情舒畅,自觉履行义务,积极主动工作。这样才有利于目标的圆满达成。

  2.要避免过分纠缠“细节”,将“强调细节”变成“繁琐化”

  精细化管理强调细节,认为“细节决定成败”。但是,不是所有的细节都对全局有决定性影响,只有关键性因素才对事物的发展起决定作用。在管理工作中,并不是管理越细致,规范越细密越好。过细的规定不仅束缚了员工的手脚,也给考核增添了负担;同时容易导致部门之间、员工之间协作精神下降,彼此隔离疏远;还容易模糊管理者的注意力,把精力放在了一些不该过分关注的地方,结果陷入繁琐的具体事务中。因此,在学校图书馆工作中,要分清主次,抓住重点,整体把握,兼顾细节。既从小处着手,着重解决影响图书馆管理效益的瓶颈,又从大处着眼,注意统揽全局,实现战略目标与细节处理的相互促进,有机统一。切忌舍本求末,陷入一味苛求细枝末节的完满,而忽略大局意识、全局意识的误区。

  3.要避免过分拘泥于“制度”,将精细化等同于“制度化”、“刚性化”

  根据现代管理学理论,科学化管理从低到高的三个层次分别为“规范化”、“精细化”、“个性化”。精细化管理以“规范化”为基础,又不止于规范化,还应向个性化靠拢。“规范化”要求用制度来分解职责,用制度来规范行为,促使每个部门、每一个员工的工作都到位、尽职。但是,不是所有的活动都可用制度来规范的,随着实际情况的变化,制度也需要不断完善。精细化管理在建立严格、具体、系统的制度并要求员工严格遵循的同时,还需要“弹性空间”,以发挥员工的个性特点,激发其主动性和创造性。

  “精细化”管理要提高执行力,需要以管理的刚性来保障每个制度的实施。没有对制度刚性的执行,制度也就失去了存在的意义。但是,制度不可能包罗万象,穷尽一切,在严格执行制度的同时,有时也需要根据情况的变化实行“柔性”处理,要“刚柔相济”,规范化与人性化有机统一,才能体现以人为本,才能体现现代管理的真正要求。

  四、结束语

  高校图书馆精细化管理的探讨,高校图书馆精细化管理是一个不断改进、不断完善和长期发展的过程,是一个长远的发展目标,需要不断去研究、实践、完善。在实际工作中,要将精细化管理理念真正渗透到图书馆每个部门、每个岗位和每一个员工身上,使之高标准、高质量地履行好所承担的每一项工作,有效落实精细化管理的要求。只有这样,图书馆管理才更加科学、规范和高效,各项工作才能不断迈上新的台阶。

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